Redacción Cuenca
Adriana Sánchez es asistenta administrativa en una compañía de consumo masivo en Cuenca. Su superior directo es el Jefe Administrativo de la firma, pero también acata órdenes del Gerente General y del Gerente Financiero. En ocasiones, esta cuencana identifica que entre ellos se desautorizan y al final es al Gerente General al que debe obedecer.
No está mal que cada área de una empresa tenga más de un jefe, pero sí deben delinearse las responsabilidades de cada uno, señala Marcia Pulla, directora de MBPC Consultora en la capital azuaya.
Lo óptimo es que en el reglamento interno de la compañía se especifique cada área y la autonomía del jefe para que no haya inconvenientes, dice Pulla.
Tener dos jefes es común en las estructuras matriciales; es decir, que tienen matrices. La razón es que los colaboradores deben rendir cuentas a su jefe inmediato y también a un superior de su unidad de negocio, explica el consultor de RR.HH. Jaime Roldán.
Es clave que el empleado conozca las personalidades de ambos titulares para identificar las prioridades de cada uno, explica el consultor. Asimismo, el colaborador debe tener un buen manejo de los tiempos para no quedar mal.
Igualmente debe conversar con ellos por si los dos superiores solicitan una tarea al mismo tiempo y entiendan que el colaborador debe atender lo más urgente. “En estos casos es clave incentivar a la comunicación corporativa para evitar problemas entre áreas”, dice Roldán.
Sánchez reconoce que en su empresa sí existe comunicación corporativa, pero falla cuando los jefes tienen urgencia porque se cumpla con su tarea.
Para Roldán, esto se soluciona mediante la planificación y organización de la agenda. Se han visto casos de territorialidad entre jefes que quieren demostrar que su área tiene más peso. “Esta actitud debe cambiar por el bien de la firma”.
La doble jefatura más que un problema es un reto, ya que reportar a dos superiores mejora las habilidades de negociación, dice el analista de la firma Gestión y Talento (Quito), Xavier Martínez. “Al contratar a un empleado se debe explicar que va a tener dos superiores”.
No todas las personalidades son aptas para responder a una doble jefatura, continúa Martínez. Debe ser una persona neutral que no demuestre inclinación hacia uno de sus titulares. Se recomienda la constante comunicación, vía e-mail o telefónica, para cumplir con los objetivos.
La planificación de las tareas laborales es clave para evitar cargas a última hora al empleado, indica Jaime Roldán. El área de RR.HH. debe monitorear la relación entre colaborador y jefaturas.
Por la dinámica empresarial actual, donde las empresas expanden sus operaciones, la estructura matricial va en crecimiento y es importante formar empleados que se adapten a este modelo. Por ese motivo el ‘coaching’ (entrenamiento) puede impulsar a la organización a ambientarse para responder mejor ante las dobles jefaturas, puntualiza Martínez.
Las recomendaciones
- El área de RR.HH. Es importante que esta área arbitre la relación entre el empleado y sus superiores, para evitar confusiones y conflictos. Lo recomendable es que los colaboradores de recursos humanos den seguimiento a esa relación laboral.
- El reglamento interno. Este documento, que delinea las reglas dentro de la compañía, debe ser claro respecto a las funciones y obligaciones de cada jefe. No deben cruzarse las responsabilidades, porque eso incomodaría al empleado en su labor diaria.
- La planificación. Esta herramienta es clave para prever las fechas de entrega de tareas, sin afectar la consecución de objetivos de la compañía.